この記事は現役エンジニアが実際に使ってレビューした体験記事です。
この記事でわかること
- ChatGPTでビジネスメールを書くための基本テクニック
- シーン別のプロンプトテンプレート10選（コピペOK）
- 筆者がChatGPTで作ったメールを仕事で使った体験談
- メールの質を上げるコツ
- 注意すべきポイント
なぜChatGPTでビジネスメールを書くべきなのか
ビジネスメールの作成は、多くの人が「面倒だけど毎日やらなければならない仕事」です。
ChatGPTを使えば、以下のメリットがあります。
| メリット | 内容 |
|---|---|
| 時間短縮 | 15分かかっていたメールが2分で完成 |
| 敬語の不安がなくなる | 正しい敬語・ビジネス表現を自動で使ってくれる |
| 文面のバリエーション | 堅め・柔らかめなどトーンを簡単に調整できる |
| 英語メールにも対応 | 日本語で指示するだけで英語メールも生成可能 |
【体験談】ChatGPTで作ったメールをそのまま仕事で送ったら…
実は僕、ChatGPTで作ったメールをほぼそのまま仕事で送ったことがあります。正直に書きますね。
きっかけ
ある日、取引先のシステム会社に「納品日の変更をお願いするメール」を書く必要がありました。IoTの現場では急なスケジュール変更がよくあるのですが、お詫びのメールを書くのが本当に苦手で…。いつも30分くらい悩んでいたんです。
「試しにChatGPTに書いてもらおう」と思い、こんなプロンプトを入力しました。
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
- 宛先：株式会社○○のシステム部 佐藤様
- 送信者：自分（山田）
- 目的：センサーモジュールの納品日を1週間延期してほしい
- 理由：工場側の設置工事スケジュールが遅延したため
- 新しい希望納品日：4月15日（火）
- トーン：丁寧かつ申し訳ない気持ちが伝わるように
- 補足：今後も継続的にお取引をお願いしたい旨を添えて結果どうなった？
生成されたメールは、自分で書くより明らかにクオリティが高かったです。
敬語も正確で、お詫びのニュアンスも適切でした。
ただ、1つだけ修正したポイントがありました。ChatGPTが「お忙しいところ大変恐縮ですが」と書いていたのですが、普段この相手とはもう少しカジュアルなやりとりをしているので、堅すぎると感じました。そこだけ「お手数をおかけしますが」に変えて送信しました。
相手からの返信は普通に「承知しました」。特に違和感を持たれた様子はなかったです。
筆者の正直な感想
良かった点：
- 30分悩んでいたメールが3分で完成した
- 敬語や定型文のストレスがなくなった
- 「とりあえずChatGPTに下書きを作ってもらう」というワークフローが定着した
微妙だった点：
- AIっぽい「テンプレート感」がどうしても出る。そのまま送ると相手に気づかれそう
- 社内のスラングや業界用語は反映されない。「クレーンのP/L」とか書いても通じない
- 結局、自分でチェック＆修正する時間は必要。完全自動化は無理
Claudeでメールを作った場合との比較
同じプロンプトをClaude（Anthropic社のAI）にも試してみたことがあります。
比較するとこんな違いがありました。
| 比較項目 | ChatGPT | Claude |
|---|---|---|
| 敬語の正確さ | 非常に高い | 高い（やや自然体寄り） |
| テンプレート感 | やや強い | 少なめ（人間っぽい文体） |
| 長文メール | 得意 | やや簡潔にまとめがち |
| 日本語の自然さ | 高い | 高い（ニュアンスが柔らかい） |
僕の個人的な好みで言えば、フォーマルな外部向けメールはChatGPT、社内向けのカジュアルなメールはClaudeが合っていると感じました。詳しくはChatGPT vs Claude比較記事もご覧ください。
基本の使い方：良いプロンプトの書き方
ChatGPTでメールを作るとき、プロンプト（指示文）の書き方で品質が大きく変わります。
悪い例
取引先にメールを書いて→ 情報が少なすぎて、的外れなメールが生成される
良い例
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
- 宛先：株式会社ABCの田中部長
- 送信者：自分（山田）
- 目的：来週の打ち合わせ日程の変更をお願いしたい
- 変更理由：急な社内会議が入ったため
- 変更候補日：4月8日(火) 14:00 / 4月9日(水) 10:00
- トーン：丁寧かつ簡潔
- 文量：200文字程度→ 的確なメールが一発で生成される
プロンプトに入れるべき5つの要素
| 要素 | 例 |
|---|---|
| 誰に送るか | 取引先の田中部長 / 社内の後輩 |
| 何を伝えるか | 日程変更のお願い / お礼 / お詫び |
| 背景・理由 | 急な社内会議のため / 納品が遅れたため |
| トーン | 丁寧 / フランク / フォーマル |
| 文量の目安 | 200文字程度 / 簡潔に |
プロンプトの書き方をもっと知りたい方は、AIプロンプトの作り方ガイドもあわせてどうぞ。
【コピペOK】シーン別プロンプトテンプレート10選
1. 日程調整メール
以下の条件でビジネスメールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前・役職]
- 目的：打ち合わせの日程調整
- 候補日：[日程を3つ程度]
- 場所：[オンライン or 対面（場所）]
- トーン：丁寧
- 所要時間：[1時間程度]2. お礼メール
以下の条件でお礼メールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前]
- お礼の内容：[打ち合わせのお礼 / 紹介のお礼 / ご対応のお礼]
- 具体的に良かった点：[具体的なエピソード]
- 今後の関係性：[引き続きよろしく / 次回の予定]
- トーン：温かみがあるけれど丁寧3. お詫びメール
以下の条件でお詫びメールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前]
- お詫びの内容：[納品遅延 / ミス / 対応の遅れ]
- 原因：[具体的な原因]
- 対応策：[今後どう対応するか]
- 再発防止策：[具体的な改善策]
- トーン：誠実で真摯な姿勢4. 見積もり送付メール
以下の条件で見積もり送付メールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前]
- 見積もりの内容：[サービスや商品の概要]
- 金額：[金額]
- 有効期限：[○月○日まで]
- 備考：[特記事項があれば]
- トーン：ビジネスライクだが親しみやすく5. 催促メール（やんわり）
以下の条件で催促メールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前]
- 催促の内容：[返信 / 書類の提出 / 支払い]
- 期限：[○月○日が期限だった]
- トーン：角が立たないよう柔らかく、でも明確に
- 補足：相手を責めるニュアンスは避けてください6. 初めての取引先への挨拶メール
以下の条件で初回挨拶メールを作成してください。
- 宛先：[相手の会社名・名前]
- 自己紹介：[自分の会社名・部署・名前・役職]
- 連絡の経緯：[紹介 / 展示会で名刺交換 / Webサイトを見て]
- 目的：[サービス紹介 / 情報交換の打診]
- トーン：丁寧でプロフェッショナル7. 退職の挨拶メール
以下の条件で退職挨拶メールを作成してください。
- 宛先：[社内全体 or 特定の相手]
- 退職日：[○月○日]
- 在籍期間：[○年]
- 感謝のポイント：[具体的なエピソード]
- 今後の連絡先：[個人メール等（任意）]
- トーン：感謝の気持ちが伝わる温かいもの8. 問い合わせメール
以下の条件で問い合わせメールを作成してください。
- 宛先：[会社名・部署]
- 問い合わせ内容：[サービスの料金 / 機能の詳細 / 導入事例]
- 自社の状況：[検討段階 / 導入予定時期]
- 質問事項：[具体的な質問を箇条書きで]
- トーン：丁寧でビジネスライク9. 断りメール
以下の条件でお断りメールを作成してください。
- 宛先：[相手の名前]
- 断る内容：[提案 / 依頼 / 見積もり]
- 断る理由：[予算の都合 / スケジュールの都合 / 方針と合わない]
- 今後の関係性：[今後もお付き合いを続けたい旨]
- トーン：申し訳ない気持ちを表しつつ、明確に断る10. 英語のビジネスメール
以下の条件で英語のビジネスメールを作成してください。
日本語で指示しますが、メール本文は英語で書いてください。
- 宛先：[相手の名前]
- 目的：[ミーティングの依頼 / 資料の送付 / フォローアップ]
- 背景：[日本語で説明]
- トーン：professional but friendly
- 文量：短め（100 words程度）メールの質をさらに上げるテクニック
テクニック1：「3パターン作って」と依頼する
上記の条件で、トーンの異なる3パターンを作ってください。
1. フォーマル版
2. スタンダード版
3. カジュアル版→ 3つの中から一番しっくりくるものを選べます。
筆者の正直な感想：これは本当におすすめです。1パターンだけだと「なんか違うな」と感じることが多いのですが、3パターンあれば必ず1つは使えるものがあります。
僕は毎回この方法で依頼しています。
テクニック2：添削してもらう
自分で書いたメールをChatGPTに添削してもらうことも可能です。
以下のビジネスメールを添削してください。
改善すべき点があれば具体的に指摘してください。
---
（自分で書いたメールを貼り付け）
---テクニック3：相手の立場でチェックしてもらう
あなたは取引先の部長です。
以下のメールを受け取ったとき、どう感じるか教えてください。
改善すべき点があれば指摘してください。
---
（メールを貼り付け）
---筆者の正直な感想：この「相手の視点チェック」は意外と使えます。
自分では気づかなかった「上から目線に感じる表現」を指摘してもらったことがあり、送る前に直せて助かりました。
ChatGPTでメールを書く際の注意点
1. 必ず自分で最終確認する
ChatGPTは時に不正確な敬語や不自然な表現を使うことがあります。
生成されたメールは必ず自分の目で確認してから送信してください。
僕も一度、ChatGPTが「ご査収のほどよろしくお願いいたします」と書いた場面で、添付ファイルがないのにその表現が使われていたことがありました。
こういう細かいミスは人間がチェックしないと気づけません。
2. 機密情報を入力しない
ChatGPTに入力したデータは、モデルの改善に使用される可能性があります。
顧客の個人情報や社外秘の情報は入力しないでください。
3. 人間味を忘れない
AIが生成したメールはきれいにまとまっていますが、時に「テンプレート感」が出ます。
一言だけ自分の言葉を加えると、ぐっと温かみのあるメールになります。
まとめ：メール作成はAIに任せて、もっと大切な仕事に集中しよう
| ポイント | 内容 |
|---|---|
| 基本 | プロンプトに5つの要素を入れる |
| 効率UP | テンプレートをコピペして条件だけ変える |
| 品質UP | 3パターン作成 → 選ぶ → 添削してもらう |
| 注意 | 最終確認は必ず自分で。機密情報は入力しない |
僕自身、ChatGPTでメールを作るようになってから、メール作成の時間が体感で7割くらい減りました。空いた時間で本来の開発業務に集中できるようになったのは、エンジニアとして大きなメリットです。
この記事のプロンプトをブックマークしておけば、明日からすぐに使えます。
まずは日程調整メールから試してみてください。
AIの使い方をもっと知りたい方は、Claude入門ガイドもおすすめです。
ChatGPTとClaudeの違いが気になる方はChatGPT vs Claude徹底比較をどうぞ。
この記事を書いた人
レイ｜20代の現役システムエンジニア。IoT分野で工場の自動化システムを開発しながら、話題のAIツールを片っ端から試しています。このブログでは、実際に使ってみた体験をもとに、初心者にもわかりやすくAIツールの使い方を解説しています。
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